L’audit de surveillance Qualiopi est une étape incontournable pour tous les organismes de formation qui souhaitent maintenir leur certification et garantir la qualité de leurs prestations. Ce contrôle périodique, réalisé après l’obtention initiale de la certification, vise à vérifier que les pratiques respectent toujours les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). En se préparant correctement, cet audit peut être une opportunité d’affiner les processus internes dans le respect des critères qualiopi, de renforcer la crédibilité de l’organisme et d’améliorer les services offerts aux apprenants.
L’essentiel à connaître sur l’audit de surveillance Qualiopi
L’audit de surveillance intervient environ 18 mois après l’obtention de la certification initiale. Contrairement à l’audit initial qui couvre l’ensemble des indicateurs du RNQ, celui-ci se concentre sur une sélection spécifique d’indicateurs jugés prioritaires ou à risque. Ce processus permet de s’assurer que l’organisme maintient les pratiques définies lors de la certification et respecte les engagements pris après l’obtention du certificat initial.
L’objectif de l’audit de surveillance n’est pas seulement de vérifier la conformité, mais aussi d’accompagner les organismes dans leur démarche qualité continue. Il est obligatoire pour conserver la certification Qualiopi et ainsi continuer à bénéficier des financements publics ou mutualisés, comme ceux accordés par le CPF ou les OPCO. En l’absence de ce contrôle, la certification peut être suspendue, ce qui compromettrait l’accès aux financements stratégiques et la crédibilité de l’organisme auprès des apprenants.
Les modalités de l’audit de surveillance Qualiopi
L’audit de surveillance vise à garantir la continuité des bonnes pratiques et à évaluer l’évolution des processus depuis la certification initiale. Il s’agit d’un moment pour vérifier que les ajustements nécessaires ont été réalisés et que les objectifs de qualité ont été atteints durant la période de 18 mois suite au précédent audit. Les auditeurs examinent les méthodes mises en œuvre, les changements opérés et les résultats obtenus.
Pour bien préparer cet audit, il est essentiel de rassembler tous les documents pertinents attestant de la conformité des pratiques. Cela inclut des preuves écrites telles que les retours des apprenants, les bilans pédagogiques, les actions correctives entreprises ou encore les mises à jour des outils et processus. Il est également important de mobiliser toute l’équipe, en informant chaque membre des enjeux de l’audit, en mettant en place un plan d’action et en s’assurant qu’ils sont en mesure d’expliquer leurs rôles et responsabilités dans la mise en œuvre du référentiel.
La préparation doit aussi inclure une vérification de tous les outils utilisés dans le cadre des formations et du suivi des apprenants. Cela concerne tant les supports pédagogiques que les outils numériques ou les méthodes d’évaluation. Il est recommandé d’effectuer une revue complète des pratiques pour identifier les éventuels écarts ou points faibles avant l’audit officiel.
Étapes clés : comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?
Le déroulement de l’audit de surveillance Qualiopi est structuré en plusieurs phases, chacune ayant une importance cruciale pour valider la conformité.
- Préparation de l’audit : Une fois informé de la date de l’audit, l’organisme de formation reçoit une liste des indicateurs qui seront vérifiés. Cela permet de concentrer les efforts sur les éléments prioritaires.
- Phase d’audit : L’auditeur examine les pratiques mises en place, soit à distance, soit sur site. Il analyse la documentation fournie, questionne l’équipe et évalue la mise en œuvre des processus.
- Rapport final : À l’issue de l’audit, l’auditeur rédige un rapport détaillé afin de s’assurer du respect de l’usage de la marque Qualiopi par votre organisme de formation. Ce document met en lumière les points forts, les éventuelles non-conformités et les recommandations pour améliorer encore la qualité.
Si des non-conformités sont relevées, l’organisme dispose d’un délai pour corriger les écarts et fournir des preuves de leur résolution.
Nos conseils d’experts pour réussir votre audit de surveillance Qualiopi
Pour aborder l’audit de surveillance Qualiopi avec confiance et sans stress, une préparation minutieuse incluant un plan d’actions est indispensable. Cela commence par une démarche proactive consistant à maintenir et améliorer en permanence les processus mis en place. Les retours d’expérience des apprenants et des partenaires doivent être analysés régulièrement, et les actions correctives doivent être documentées de manière détaillée.
Avant d’être audité par un certificateur externe, il est également important d’organiser des audits internes avant l’audit de surveillance. Ces évaluations permettent d’identifier les écarts éventuels et d’apporter des corrections avant l’intervention de l’auditeur externe. Par ailleurs, toute l’équipe doit être impliquée dans la préparation de cette nouvelle demande de certification. Chaque collaborateur doit comprendre les exigences du référentiel et être en mesure de démontrer comment elles sont appliquées au quotidien.
La documentation joue également un rôle clé dans la réussite de l’audit. Il est essentiel de conserver des preuves tangibles des actions menées, qu’il s’agisse de formations internes, de bilans pédagogiques, de résultats d’évaluation ou toute autre information qui prouve vos compétences dans le domaine de la formation. Une communication transparente avec l’auditeur peut également faciliter le processus. En cas de doute sur un point particulier, il est préférable de poser des questions à l’organisme certificateur pour éviter toute confusion.
Quelles sont les nouveautés de l’audit de surveillance Qualiopi en 2025 ?
L’audit de surveillance Qualiopi en 2025 intègre plusieurs nouveautés issues de l’arrêté du 31 mai 2023, visant à renforcer la qualité et la conformité des organismes de formation tout en s’adaptant aux évolutions du secteur en passant par :
Renforcement des critères d’évaluation :
Le référentiel national qualité a été révisé conformément à l’arrêté de mai 2023. Les critères sont désormais plus précis et exigeants, garantissant une harmonisation des pratiques et une amélioration constante de la qualité des prestations.
Surveillance accrue des sous-traitants :
En application des exigences introduites par cet arrêté, une attention particulière est portée à la conformité des sous-traitants, afin d’assurer que chaque maillon de la chaîne respecte les standards de Qualiopi.
Intégration des outils numériques :
Les audits adoptent davantage d’outils numériques, en lien avec l’évolution des méthodes pédagogiques et des modes de formation à distance. Cette modernisation est encouragée par les dispositions de l’arrêté visant à refléter les pratiques actuelles du secteur.
Modalités de l’audit de surveillance :
Prévu entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la certification initiale, cet audit se concentre sur certains indicateurs spécifiques, comme les non-conformités détectées précédemment ou les « supers indicateurs ». Ces derniers, définis dans l’arrêté, ne peuvent aboutir qu’à des non-conformités majeures, renforçant ainsi la vigilance sur les points critiques.
Ces ajustements réglementaires visent à garantir la conformité continue au référentiel national qualité et à renforcer la confiance des bénéficiaires dans les organismes certifiés.
Démystifier les idées reçues sur l’audit de surveillance Qualiopi
L’audit de surveillance Qualiopi est souvent perçu comme un moment stressant, mais il est important de clarifier certaines idées reçues pour mieux le comprendre. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, cet audit n’est pas une sanction. Il s’agit plutôt d’un contrôle régulier destiné à accompagner les organismes de formation dans leur démarche qualité.
De plus, en cas de non-conformité, celles-ci ne mènent pas automatiquement à une suspension de la certification. L’organisme dispose généralement d’un délai pour corriger les écarts et fournir des preuves de leur résolution. Enfin, il est important de noter que l’audit de surveillance ne couvre pas l’ensemble des indicateurs du RNQ (Référentiel National Qualité). Seuls les indicateurs jugés prioritaires ou à risque sont examinés, ce qui réduit la charge de travail liée à la préparation.
Conclusion : être prêt et serein pour son audit de surveillance
L’audit de surveillance Qualiopi est une étape essentielle pour garantir la pérennité de votre certification et démontrer la qualité continue de vos prestations. En vous préparant de manière rigoureuse, en mobilisant votre équipe et en adoptant une démarche proactive d’amélioration continue, vous pouvez transformer cette obligation en une opportunité de renforcer votre crédibilité.
Considérez cet audit comme un moment de validation de vos efforts et un levier pour améliorer encore vos pratiques. Si vous avez besoin d’accompagnement, n’hésitez pas à faire appel à des experts capables de vous guider tout au long du processus. Avec une préparation adéquate, vous pourrez aborder cet audit en toute sérénité et consolider votre position en tant qu’acteur de référence dans le domaine de la formation professionnelle.
