Le portail Mon Activité Formation (MAF) est un outil essentiel pour les formateurs et organismes de formation en France. Il permet de réaliser toutes les démarches administratives liées à l’activité de formation professionnelle. Ce guide explique chaque étape de manière claire et détaillée pour vous aider à gérer votre activité en toute conformité.
Comprendre l’importance de la déclaration d’activité
Pourquoi effectuer cette déclaration ?
La déclaration d’activité est obligatoire pour tout organisme ou formateur indépendant qui propose des actions de formation professionnelle, des bilans de compétences, des validations des acquis de l’expérience (VAE) ou des actions de formation par apprentissage. Cette formalité permet d’être officiellement reconnu comme organisme de formation.
Quand la réaliser ?
Vous devez effectuer cette déclaration dans un délai de trois mois après la signature de votre première convention ou contrat de formation avec un client.
Comment procéder ?
Connectez-vous au portail MAF : Allez sur Mon Activité Formation.Remplissez le formulaire de déclaration : Fournissez les informations suivantes :Vos coordonnées (nom, adresse, contact).Votre numéro SIRET (obtenu lors de la création de votre entreprise).Une description des formations que vous proposez.Ajoutez les pièces justificatives :Une copie de votre première convention ou contrat de formation.Le programme détaillé de la formation concernée.Validez et soumettez votre dossier : Après vérification, vous recevrez un numéro de déclaration d’activité (NDA) si votre dossier est accepté.
Astuce : Le NDA doit être mentionné sur tous vos documents officiels (factures, conventions, publicités).
Obtenir la certification Qualiopi
Qu’est-ce que Qualiopi ?
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour les organismes de formation souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle Emploi, régions, etc.). Cette certification garantit la qualité des prestations de formation selon le Référentiel National Qualité (RNQ Qualiopi).
Les étapes pour obtenir Qualiopi :
- Choisir un organisme certificateur accédité : Consultez la liste des organismes agréés sur le site du Ministère du Travail.
- Préparer votre audit : Analysez vos pratiques selon les critères du RNQ.Constituez un dossier de preuve (contrats, bilans, évaluations, processus).
- Passer l’audit initial : L’auditeur vérifiera la conformité de vos procédures.
- Recevoir votre certification : Une fois validée, Qualiopi est valable 3 ans, avec un audit intermédiaire au bout de 18 mois.
Conseil : Prévoyez plusieurs semaines pour préparer l’audit.
Déclarer le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
Qu’est-ce que le BPF ?
Le Bilan Pédagogique et Financier est un document annuel obligatoire pour tous les organismes de formation. Il permet à l’administration de suivre l’évolution de votre activité.
Quand le soumettre ?
La campagne de dépôt du BPF a lieu chaque année entre le 2 avril et le 31 mai.
Quelles sont les informations à fournir ?
Activité pédagogique :Nombre de stagiaires formés.Catégories d’actions de formation.Données financières :Chiffre d’affaires généré par la formation professionnelle.Part des financements publics et privés.
Comment déclarer le BPF ?
Connectez-vous au portail MAF.Accédez à la rubrique Bilan Pédagogique et Financier.Remplissez les champs requis.Soumettez votre déclaration en ligne.
Attention : Le non-dépôt du BPF peut entraîner la suspension ou la radiation de votre NDA.
Mettre à jour vos informations
Pourquoi c’est important ?
Il est essentiel de maintenir vos informations à jour pour garantir la validité de votre NDA et recevoir toutes les communications administratives.
Quand le faire ?
Dès qu’il y a un changement, par exemple :
- Modification de votre adresse ou de vos coordonnées.
- Changement de numéro SIRET (ex. suite à une modification juridique).
Comment procéder ?
Connectez-vous à votre compte MAF.Modifiez les informations concernées.Enregistrez les modifications.
Astuce : Vérifiez vos informations au moins une fois par an.
Utiliser efficacement le portail Mon Activité Formation
Création de compte
Si vous êtes nouveau, inscrivez-vous en utilisant :
- Votre numéro SIRET.
- Une adresse e-mail valide.
Gestion de compte
Une fois connecté, vous pouvez :
- Déclarer votre activité.
- Soumettre votre BPF.
- Mettre à jour vos coordonnées.
- Consulter l’historique de vos démarches.
Assistance
En cas de problème, une hotline est disponible au 09 70 82 35 51 (appel non surtaxé). Vous pouvez également consulter les FAQ sur le portail.
Respecter les obligations légales et administratives
Conservation des documents
Vous devez conserver tous les documents liés à votre activité pendant au moins 5 ans. Cela inclut :
- Contrats de formation.
- Programmes et supports pédagogiques.
- Attestations de formation.
Suivi des évolutions
Les lois et règlements en matière de formation professionnelle peuvent changer. Assurez-vous de rester informé des nouvelles exigences.
Le rôle de la DREETS sur mon activité formation
La DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) est l’autorité qui supervise les organismes de formation via le portail Mon Activité Formation (MAF). Elle :
- Valide les déclarations d’activité des formateurs et attribue le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).
- Suit les obligations légales, comme le dépôt annuel du Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
- Contrôle la qualité et la conformité des formations pour garantir qu’elles respectent le cadre légal.
- Assiste les formateurs en fournissant conseils et informations pour les démarches administratives.
- Peut engager des actions en cas de non-conformité ou d’usage abusif de certifications comme Qualiopi.
En résumé, la DREETS veille au respect des obligations légales et à la qualité des formations en lien avec le portail MAF, tout en accompagnant les organismes de formation après leur enregistrement.
Quels sont les avantages de Mon Activité Formation ?
Mon activité formation offre une gamme d’avantages qui révolutionnent le monde de l’apprentissage professionnel. En premier lieu, elle permet aux organismes de formation de gérer efficacement leur déclaration d’activité, garantissant ainsi leur conformité avec le code du travail. Grâce à cette plateforme, les entreprises peuvent suivre et optimiser leurs projets de formation, en s’assurant que chaque action est alignée avec leurs objectifs stratégiques. De plus, Mon Activité Formation facilite l’accès à des informations essentielles telles que les bilans pédagogiques et financiers annuels, ce qui aide à prendre des décisions éclairées. Les utilisateurs bénéficient également d’un espace numérique sécurisé pour la télédéclaration et la gestion des pièces justificatives, rendant le processus administratif plus fluide et rapide. Enfin, cette plateforme est un véritable hub pour l’échange de bonnes pratiques entre professionnels, favorisant ainsi un développement continu des compétences dans un environnement compétitif.
Quel est l’impact de Mon Activité Formation sur le développement professionnel ?
Mon activité formation joue un rôle crucial dans le développement professionnel en offrant une plateforme centralisée pour la gestion et l’organisation des actions de formation. Grâce à cette interface, les organismes de formation peuvent facilement déclarer leur activité, suivre le bilan pédagogique et financier, et s’assurer que leurs prestations sont conformes aux exigences légales. Cela permet non seulement d’améliorer la qualité des formations proposées mais aussi de renforcer la compétitivité des entreprises sur le marché. En facilitant l’accès à une gamme variée de formations, Mon activité formation contribue à l’acquisition de nouvelles compétences par les professionnels, favorisant ainsi leur adaptation aux changements constants du monde du travail. Cette initiative soutient également les entreprises dans leur démarche de développement des compétences internes, en alignant les besoins en formation avec les objectifs stratégiques. Pour résumer, Mon activité formation est un outil essentiel pour toute entreprise ou organisme souhaitant optimiser son processus d’apprentissage et rester à jour dans un environnement professionnel en constante évolution.
L’intérêt d’un accompagnement par un consultant pour Mon Activité Formation
Faire appel à un consultant ou un prestataire pour vous accompagner dans la gestion de Mon Activité Formation peut représenter un véritable atout, notamment si vous débutez ou si vous souhaitez optimiser votre activité. Voici pourquoi cela peut être une solution efficace, présentée de manière simple et accessible.
Pourquoi faire appel à un consultant ?
Un consultant ou un prestataire spécialisé dans la formation professionnelle peut intervenir à différents niveaux de votre activité. Son rôle principal est de vous aider à respecter les obligations légales et à structurer votre offre de formation de manière efficace. Voici les principaux avantages :
- Simplification des démarches administratives
La gestion de Mon Activité Formation implique de nombreuses formalités : déclaration d’activité auprès de la DREETS, dépôt annuel du Bilan Pédagogique et Financier (BPF), création de contrats et conventions de formation, etc. Ces tâches sont parfois complexes et chronophages. Un consultant peut les prendre en charge ou vous guider pour les réaliser correctement. - Conformité réglementaire
Les règles encadrant la formation professionnelle évoluent régulièrement. Un consultant maîtrise ces aspects et vous assure d’être toujours en conformité, que ce soit pour l’attribution ou le maintien de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) ou pour répondre aux exigences de la certification Qualiopi. - Préparation à la certification Qualiopi
Pour accéder aux financements publics ou mutualisés en tant qu’organisme de formation, la certification Qualiopi est obligatoire depuis son entrée en vigueur en 2022. Un consultant vous aide à préparer votre audit en structurant vos processus internes, en organisant vos preuves de conformité, et en vous conseillant sur les meilleures pratiques pour répondre aux critères requis. - Structuration et développement de votre activité
Outre la conformité, un consultant peut vous accompagner dans l’élaboration de votre offre de formation, la mise en place d’outils de gestion adaptés, ou encore dans votre stratégie commerciale pour développer votre clientèle. - Un accompagnement sur-mesure
Un consultant propose des solutions personnalisées, adaptées à vos besoins spécifiques. Par exemple, si vous manquez de temps pour gérer les tâches administratives ou si vous avez besoin d’un accompagnement uniquement pour l’audit Qualiopi, il peut adapter son intervention en conséquence.
Un consultant, c’est bien, mais sur quels critères être vigilant ?
Avant de choisir un prestataire, il est important d’évaluer :
- Le coût : Assurez-vous que l’investissement est en adéquation avec vos besoins en calculant le coût global pour obtenir la certification qualiopi.
- Les services proposés ainsi que les compétences : Privilégiez un consultant ayant une solide expérience dans le domaine de la formation professionnelle pour traiter toutes vos demandes.
Votre niveau d’implication : Déterminez si vous souhaitez externaliser totalement certaines tâches ou être formé pour une gestion autonome.
